Jak wracać do biur?

Praca zdalna wymuszona pandemią towarzyszy nam już prawie od roku. Tak długi czas pozwolił na pierwsze sensowne oceny tego, w których obszarach funkcjonowania firm to podejście się sprawdza, a w których stanowi utrudnienie.

Jak wskazuje wielu przedsiębiorców, ten sposób działania nie wymusił znaczących zmian charakteru pracy na tych stanowiskach, na których wykonywana jest ona głównie z wykorzystaniem technologii. Ludzie robią swoje zadania, bez większych utrudnień przebiega planowanie pracy, jej rozdzielanie czy sam proces monitorowania efektu.

Problemy o jakich mówią szefowie firm, dotyczą kwestii związanych ze spadkiem efektywności i/lub ze spadkiem zaangażowania. Zaczynają dostrzegać, że spada poczucie zespołowości, a także poziom więzi i tożsamości ogólnofirmowej.

Pracownicy pozostający w długiej izolacji zaczynają się skarżyć na pogarszającą się kondycję psychiczną, obniżenie ogólnej witalności, narzekają na brak wystarczającej liczby kontaktów społecznych.

W tym kontekście, wielu menedżerów widząc, że choć praca zdalna pozwala na bieżące wykonywanie zadań, uważa, że w dłuższej perspektywie może powodować na tyle istotne szkody w kulturze organizacji, że coraz częściej myślą oni o przywróceniu pracy w biurach.

Padają zatem pytania, czy, kiedy i jak wracać do biur w czasie, gdy nadal istnieje ryzyko zakażeń wśród pracowników.

Korzystając z naszych doświadczeń, postanowiłyśmy podzielić się wnioskami i gotowymi rozwiązaniami z naszej firmy. Nie są to rozwiązania idealne i uniwersalne, jednak wierzymy, że mogą być inspiracją do tworzenia lub doskonalenia własnych.

Kiedy można myśleć o powrotach do biur?

Po pierwsze, ważne, abyście mieli istotny powód, dla którego podejmujecie decyzję o powrocie do pracy z biura (częściowej także). Niemniej ważne, abyście potrafili sensownie przekazać go swoim ludziom.

Praca zdalna jest narzędziem. Jeśli niewystarczającym do realizowania celów, jakie stoją przed organizacją to należy szukać lepszych rozwiązań. Jednak mając na względzie, że na szali waży się także bezpieczeństwo pracowników, wracając do biur trzeba mieć dobre argumenty.

Nie zawsze pracodawca musi na wszystkie swoje decyzje uzyskiwać pełen aplauz po stronie pracowników, jednak warto wiedzieć, że ich znaczący sprzeciw wygeneruje wiele niepotrzebnych emocji i problemów. Warto zainwestować czas i umiejętności w dobry przekaz.

Warto, decydując o powrocie, kierować się wybranymi, względnie obiektywnymi miarami. Jeden z przedsiębiorców, z którymi rozmawiałyśmy, zdecydował, że będzie powroty i ich skalę wiązał z poziomem zaszczepienia społeczeństwa. My w naszej firmie jako miarę wybraliśmy liczbę zachorowań w regionie kumulowaną w okresie siedmiu dni. Kierujemy się rządowymi wskaźnikami, które wyznaczały strefy czerwone, żółte i zielone. Kolor czerwony – pracujemy jedynie zdalne, żółty – jesteśmy w biurze jeden dzień, zielony – jesteśmy w biurze dwa lub trzy dni. Docelowo, chcemy modelu, gdy dwa dni w tygodniu pracownicy mogą pracować z domu.

Jak wyglądał powrót w naszej firmie?

Przygotowaliśmy procedury bezpieczeństwa związane z zachowaniem higieny i dystansu społecznego w biurach. Chcieliśmy, by były czytelne i proste w przestrzeganiu, dlatego opisaliśmy je w formie 8 kroków:

• Masz objawy przeziębienia lub choruje ktoś z Twoich domowników? Zostań w domu!
• W biurze, staraj się zachować dystans minimum 1,5m. od innych osób.
• Wietrz często (min. co 2 godziny) pomieszczenie, w którym przebywasz.
• W strefie socjalnej mogą przebywać maksymalnie 4 osoby. Staraj się przestrzegać tego limitu.
• Sprzątaj po sobie. Nie zostawiaj brudnych naczyń w zlewie!
• Podczas kichania i kaszlu zakrywaj usta i nos zgięciem łokcia lub jednorazową chusteczką.
• Myj często ręce wodą z mydłem.
• Korzystaj z środków do dezynfekcji.

Procedury dotyczą zarówno zachowania dystansu społecznego, dbałości o higienę, ale także bycia odpowiedzialnym za siebie i innych. Zasady zostały umieszczone na plakatach informacyjnych, rozwieszonych w przestrzeni biurowej, jak i rozesłane do pracowników za pomocą naszych wewnętrznych kanałów komunikacyjnych.

Biurka ustawiono tak, aby zachować wskazany dystans. W wielu miejscach w biurze rozmieszczono stanowiska do dezynfekcji rąk i pomiaru temperatury. Zwiększono częstotliwość dezynfekcji klamek, włączników światła, etc. Częściej sprzątane są pomieszczenia sanitarne.

Ustaliłyśmy harmonogram pracy rotacyjnej w myśl, której każdy zespół pracuje jeden dzień w tygodniu z biura. Zależało nam, aby wszyscy ludzie z zespołów mogli spotkać się tego dnia osobiście. Zespoły, które pracują jednego dnia w biurze są tak ulokowane, aby zachować pomiędzy nimi jak największy dystans.

Co w przypadku zakażeń?

Naiwnością byłoby sądzić, że jakiekolwiek wprowadzone procedury w pełni wyeliminują zakażenia. Liczymy się z tym i wiemy, że jest to cena jaką musimy zapłacić za to, że nasza firma utrzyma swoją spójność i tożsamość organizacyjną, a niektórzy z nas będą mogli choć trochę odzyskać poczucie normalności. Niemniej jednak, robimy wszystko co w naszej mocy, aby w przypadku pojawienia się wśród nas osoby zakażonej, najbardziej jak to możliwe, zmniejszać ryzyko rozprzestrzenienia się wirusa na pozostałych.

Wszyscy są poinstruowani co do tego, że w przypadku jakiegokolwiek kontaktu z zakażeniem; osobą chorą lub inną, która miała kontakt z wirusem, nie pojawiamy się w biurze i informujemy o tym firmę (dział HR i szefa projektu).

Stworzyliśmy procedury dla:

• pracowników – instrukcje, jak postępować w przypadku podejrzenia zakażenia u siebie lub innych osób, z którymi miało się kontakt
• zespołu HR, który w naszej firmie zarządza „sytuacją COVID”.

Dla pracowników przygotowano instrukcje postępowań dotyczące pięciu różnych sytuacji, gdy:

• miałam/em kontakt z osobą, u której potwierdzono zakażenie COVID-19,
• miałam/em kontakt z osobą, u której występuje wysokie prawdopodobieństwo zakażenia COVID-19, czekam na wynik jej testu,
• miałam/em kontakt z osobą, u której występuje wysokie prawdopodobieństwo zakażenia COVID-19, czekam na wynik jej testu,
• potwierdzono u mnie zakażenie COVID-19,
• czuję się źle i mam objawy przeziębienia.

Zalecenia odnoszą się m.in. do takich kwestii:

• kogo, kiedy i jak informować o podejrzeniu lub potwierdzonym zakażeniu,
• kiedy i jak długo pozostawać w trybie pracy zdalnej,
• kiedy i jak dotrzeć do domu, gdy istnieje podejrzenie o kontakt w biurze z osobą zakażoną,
• kiedy wykonać test, kiedy, jak i kogo informować o jego wyniku,

Dla zespołu HR przygotowane zostały osobne procedury, które odpowiadają na pytanie, co zrobić, gdy pracownik jest zakażony lub miał kontakt z osobą zakażoną. Zawierają konkretne instrukcje m.in. o tym:

• jakie podjąć działania wobec pracownika i osób z firmy, z którymi miał kontakt,
• jak, kiedy i kogo informować o sytuacji,
• kogo i na jaki czas kierować do pracy zdalnej,
• kiedy kontaktować się z SANEPIDEM,
• kogo i kiedy kierować na test mający potwierdzić ewentualne zakażenie.

Celem stosowania powyższych procedur jest zmniejszenie ryzyka zakażeń w biurze, ale także ułatwienie pracownikowi oraz zarządzającym podejmowanie decyzji, gdy do niego dojdzie lub powstanie takie podejrzenie. Często bowiem w sytuacji kryzysowej mamy do czynienia ze skrajnymi emocjami, które mogą utrudnić racjonalne myślenie. Jasno sprecyzowane sposoby postępowania umożliwiają szybsze i skuteczniejsze reagowanie.

Warto jednak pamiętać, że żadne procedury nie zastąpią zarządzania. Oznacza to, że w sytuacji tak specyficznej i związanej z wieloma emocjami, niezbędne jest ciągłe trzymanie ręki na pulsie; rozmawianie z ludźmi, rozumienie ich obaw, ale także przypominanie o Waszych motywach, celach i potrzebach firmy.

Autorki:

dr Agnieszka Pieczyńska – HR Business Partner w Consileon Polska

Katarzyna Kunowska – HR Specialist w Consileon Polska

Paulina Pękalska – Junior HR Specialist w Consileon Polska