Projekty w sterowanym środowisku

PRINCE2 to metodyka zarządcza ogólna na tyle, że nadaje się do zastosowania w wielu rodzajach projektów. Jako, że jestem świeżo po kursie PRINCE2 i przygotowuję się do egzaminu PRINCE2 foundation postanowiłem przedstawić kilka ogólnych informacji o tej metodyce, celem utrwalenia wiedzy.

Podstawowe elementy PRINCE2

Metodyka PRINCE2 jest metodyką zarządczą. Oznacza to, że jest to metodyka umiejscowiona na nieco wyższym poziomie niż np. Scrum (która jest metodyką wytwórczą). W metodyce tej nie znajdziemy informacji w jaki sposób szacować czas pracy, jak dzielić zadania, czy w jaki sposób zapewniać jakość systemu. PRINCE2 uznaje, że te elementy należy wykonywać, jednak z racji swojej ogólności nie dostarcza konkretnych metod (inaczej prowadzi się projekt budowy mostu a inaczej projekt informatyczny).

W rozumieniu PRINCE2 projekt to tymczasowa organizacja, nastawiona na stworzenie jakiegoś produktu, albo grupy produktów zgodnie z pewnym Uzasadnieniem Biznesowym. Metodyka ta definiuje sześć aspektów efektywności projektu, którymi należy zarządzać:

• Koszty, ponieważ każdy projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych organizacji.
• Czas, każdy projekt kiedyś się zaczyna i kiedyś kończy.
• Zakres, ponieważ każdy projekt powinien dostarczyć określony produkt(-y).
• Ryzyko, w odróżnieniu od zwykłej działalności biznesowej, projekty wiążą się z ryzykiem.
• Korzyści, każdy projekt aby miał sens musi przynosić wymierne korzyści (nie zawsze finansowe).

Ideą PRINCE2 jest odpowiednie zarządzanie projektem, aby osiągnąć cele projektu w granicach powyższych wskaźników wykonania.

Struktura PRINCE2

Metodyka PRINCE2 przedstawia zarządzanie projektem jako cztery zintegrowane elementy: pryncypia, tematy, procesy oraz środowisko projektu. Pryncypia to zbiór nakazów i dobrych praktyk determinujących czy projekt jest faktycznie zarządzany zgodnie z metodyką PRINCE2. Tematy określają te aspekty zarządzania projektem, którymi należy się zajmować stale i równolegle w trakcie trwania całego projektu. Tematy objaśniają jakie konkretne postępowanie jest wymagane dla różnych obszarów zarządzania projektem. Procesy opisują krok po kroku działania podejmowane w całym cyklu życia projektu, od jego przygotowania do zamknięcia. Dostosowanie do środowiska projektu ma na celu odpowiednie skonfigurowanie metodyki dla potrzeb konkretnego projektu.

Pryncypia PRINCE2

PRINCE2 definiuje siedem pryncypiów (zasad), określających, że projekt jest realizowany zgodnie z
zasadami tej metodyki. Pryncypia PRINCE2 to:

• ciągła zasadność biznesowa,
• korzystanie z doświadczeń,
• zdefiniowane role i obowiązki,
• zarządzanie etapowe,
• zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji,
• koncentracja na produktach,
• dostosowanie do warunków projektu.

PRINCE2 to metodologia nastawiona na dostarczanie produktu. Produkt powstaje w wyniku realizacji projektu, jednakże aby móc rozpocząć projekt (i go realizować) musi on posiadać ważne Uzasadnienie Biznesowe. Ciągła zasadność biznesowa projektu jest bardzo ważna, ponieważ niejako usprawiedliwia ona nam sens inwestowania w projekt. Jeżeli w danym momencie zasadność biznesowa przestaje być ważna należy projekt przerwać i jeżeli nie da się tej zasadności przywrócić należy go całkowicie zamknąć.

PRINCE2 zaleca, aby w każdym procesie korzystać z już nabytych doświadczeń. Jeżeli w ramach jakiegoś projektu mamy już np. szablony dokumentów, czy inny know how, należy z niego korzystać. Metodyka ta zaleca tworzenie swoistego rejestru doświadczeń, który może zostać wykorzystany w innych projektach realizowanych zgodnie z PRINCE2.

Bardzo ważnym elementem tej metodyki jet określenie organizacji projektu. Role i obowiązki wszystkich osób zaangażowany w projekt powinny być zdefiniowane. Służy to zapewnieniu decyzyjności w projekcie. Najgorszą sytuacją w każdym projekcie jest niemożność wydania decyzji. PRINCE2 nakazuje odpowiednie zdefiniowanie hierarchii w projekcie z uwzględnieniem odpowiednich uprawnień członków zespołu projektowego, celem wydawania odpowiednich decyzji strategicznych bądź operacyjnych. Decyzje popychają projekt do przodu i metodyka ta kładzie duży nacisk na odpowiednią decyzyjność w projekcie. Innym powodem posiadania odpowiedniej organizacji w projekcie jest skuteczne reprezentowania interesów wszystkich interesariuszy projektu, tj.:

• biznesu, czyli tych, którzy inwestują swoje pieniądze w projekt,
• użytkowników, czyli tych, którzy będą korzystali z produktów, oraz
• dostawców, czyli tych, którzy dają wiedzę i realizują zadania.

Zadania PRINCE2 realizuje się w etapach. Każdy etap ma ściśle określone procesy, oraz produkty jakie powinien wytworzyć. Produkty powinny spełniać docelowe wskaźniki wykonania, ale dla każdego wskaźnika definiuje się odpowiednie tolerancje.

Tematy PRINCE2

Tematy PRINCE2 określają te aspekty projektu, którymi należy się stale zajmować w trakcie jego realizowania.
Tematami w PRINCE2 są:

• Uzasadnienie Biznesowe, które określa nam dlaczego realizujemy projekt i czy warto w niego inwestować.
• Organizacja, która opisuje nam role i obowiązki w powołanym na czas realizacji projektu zespole zarządzania projektem.
• Jakość, określająca atrybuty oraz kryteria, które określają czy uzgodnione wymagania zostały osiągnięte.
• Plany, które są podstawą komunikacji i kontroli w trakcie projektu.
• Ryzyko, określający w jaki sposób w projekcie należy zarządzać niepewnościami zawartymi w planach.
• Zmiana, opisująca w jaki sposób postępuje się z zagadnieniami w projekcie.
• Postępy, dotyczą oceny bieżącej zasadności planów i monitorowania fizycznego wykonania zadań.

Wszystkie tematy powinny zostać zastosowane w projekcie, jednak muszą one zostać dostosowane do skali, charakteru oraz złożoności danego projektu. Tematy można odpowiednio poszerzać lub zawężać, przykładowo w dużym, bardziej formalnym projekcie możemy wymagać szczegółowej dokumentacji i dyscypliny realizowania procesów, natomiast przy mniejszych możemy wprowadzić bardziej nieformalne procesy i dokumenty (ale nigdy nie rezygnować z procesu).

Zarządzanie projektem PRINCE2

Zarządzanie projektem w PRINCE2 to planowanie, delegowanie, monitorowanie i sterowanie wszystkimi aspektami projektu, aby osiągnąć cele projektu w granicach docelowych wskaźników jego wykonania. Ogólny schemat zarządzania projektem w PRINCE2 wygląda tak:

Każdy proces wytwórczy czy zarządczy PRINCE2 powinien zostać najpierw odpowiednio zaplanowany, następnie oddelegowany na szczebel odpowiedzialny za jego realizację, następnie stale monitorowany i sterowany, aby osiągnąć zamierzone cele. PRINCE2 definiuje szereg sposobów postępowania w wielu aspektach zarządzania projektem. Określa kto jest odpowiedzialny za zaplanowanie, realizację czy nadzór nad danym zadaniem bądź procesem, a także jakie produkty wyjściowe są wymagane na danym etapie.

Podsumowanie

PRINCE2 to ogólna metodyka zarządcza. Ogólność tej metodyki przejawia się tym, że można ją zastosować do szerokiego zakresy projektów. Metodyka ta nie definiuje konkretnych sposobów realizacji aspektów zarządzania projektem takich jak szacowanie nakładu pracy, czy zarządzanie jakością lub ryzykiem. PRINCE mówi, że takie aspekty mają być, ale sposób ich realizacji zależy od konkretnego projektu.

Metodyka ta kładzie duży nacisk na Uzasadnienie Biznesowe projektu. Jeżeli projekt nie posiada ważnego uzasadnienia to nie powinien być kontynuowany, ponieważ nie istnieje powód dla którego warto w ów projekt inwestować. PRINCE2 to metodyka zorientowana na wytwarzanie produktu(-ów) utworzonych w granicach docelowych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, zakresu, jakości, korzyści i ryzyk.

Metodyka PRINCE2 została z powodzeniem zastosowana w wielu projektach. Metodyka ta skupia się na ogólnych procedurach zarządzania projektem, a samo zarządzanie realizuje się poprzez planowanie, delegowanie, monitorowanie oraz sterowanie wszystkimi aspektami prowadzącymi do utworzenia produktu końcowego.

Powyższy wpis przedstawia ogólne założenia tej metodyki, podstawowe koncepcje i terminy. Sama metodyka jest dużo bardziej rozbudowana i dość szczegółowo opisuje wiele procesów związanych ze skutecznym zarządzaniem projektem. Metodyka przedstawia też organizację projektu, definiuje role oraz odpowiedzialności wszystkich członków projektu, aby zapewnić odpowiedni poziom decyzyjności. Wdrożenie tej metodyki powinno się jednak odbywać w odpowiedni sposób, tak aby zaadoptować ją do konkretnych warunków i skali projektu.

http://michalorman.pl/blog/2010/04/projekty-w-sterowanym-srodowisku/